Terug naar archief ALV Terug naar de startpagina
Notulen 9e algemene ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaren
Schoppershof te Leeuwarden.
Datum : 28 februari 2006.
Tijd : 20.00 uur.
Plaats : Sportkantine Cambuur.
1] Tekenen presentielijst.
Aanwezig zijn:
4. Mw. H. Tabak-Efdé 15. Fam. B.E. Spoelstra
5. Dhr. P.M.E. de Vink 19. Fam. A. Schaafsma
6. Fam. L. van der Haring 22. Mw. K.H. Groenewoud-Groenedijk
7. Fam. J. Schoot 25. Mw. J. Maurits
8. Mw. T. de Bruin 26. Mw. C.A.M. Hoffer
9. Fam. P. Panbakker 27. Fam. R. de Ruiter
10. Fam. H. van der Veen 30. Dhr. R. de Jong
11. Mw. P. Grovenstein 34. LIDL/ Dhr. P.J. Vogelaar
14. Dhr. P. Faber
Namens Hoekstra V.v.E. Management; dhr. J. Smink en mw. L. Tilstra.
Aanwezig met volmacht:
3 a+b. Es-Ka Vastgoed volmacht aan Hoekstra V.v.E. Management
12. Dhr. J.L. Bron volmacht aan mevrouw S. de Vos-Bron
13. Erven fam. K. van der Bij volmacht aan de heer L. van der Haring
18. Mw. N. Miedema volmacht aan de heer H. van der Veen
24. Mw. J. Krekelaar-Beers volmacht aan mevrouw C. Hoffer
29. Dhr. P.A. Dalebout en mw. Thomassen volmacht aan de heer L. van der Haring
Afwezig zijn:
2.+ bergingen De heer K.S. Jissink 21. Fam. A.R.Veninga
16. Dhr. P.F.M. Schoorl 23. Dhr. H. de Haan
17. Mw. T. Zijlstra-Reitsma 28. Fam. J. Algera
20. Fam J. van der Meer 31. Fam. P.A. Veninga
Van de 562 stemmen zijn er 441 stemmen aanwezig, dit betekent dat te nemen besluiten rechtsgeldig zijn.
2] Opening en vaststellen agenda.
De voorzitter (de heer H. van der Veen) opent de vergadering en heet alle aanwezigen namens de overige bestuursleden welkom.
Een minuut stilte wordt gevraagd voor de mensen die van ons heen zijn gegaan, te weten de heer De Bruin en de heer Van der Bij.
Mededelingen: - Iedereen welke iets voor de VvE heeft gedaan wordt bedankt.
- Dankzij hulp vrijwilligers en oplettendheid van bestuur kon bijdrage wederom laag blijven.
Men dient er rekening mee te houden dat voor 2007 een kleine verhoging van de bijdrage komt.
- Communicatie met Hoekstra VvE is verbeterd, maar kan nog beter en sneller.
- Website Schoppershof wordt vernieuwd en hiermee nog toegankelijker voor de leden.
- Lunato kermis dit jaar van 19 t/m 23 april.
Toevoegen aan agenda: Na punt 4 korte pauze. Punt 7 opsplitsen in a 1) coating balkonleuningen en brandtrap; a 2) klein onderhoud; Punt 7 b aanpassing Huishoudelijk Reglement.
Besluit: De agenda wordt met de wijzigingen aangenomen.
Jaarverslag: de heer Van der Haring leest het jaarverslag voor.
- Het bestuur heeft 7 maal vergaderd.
- Er zijn 2 nieuwsbrieven de deur uitgegaan naar de leden toe.
- 2 keer vergadert met Hoekstra V.v.E. Management.
- Overkapping op de tweede verdieping is gerealiseerd.
- Het onderhoud aan de afzuigunits is conform de afspraken uitgevoerd.
- Nieuwjaarsreceptie is weer gehouden.
- Het noordelijke trappenhuis is opgeknapt met dank aan de heer J. Schoot.
- Realiseren particuliere dakterrassen op 1e verdieping krijgt geen vervolg, vanwege te weinig animo.
- Coaten balkonleuningen en brandtrap zijn ondergebracht bij DAS Rechtsbijstandverzekering.
- Op Opstalverzekering is in april 2002 een clausule toegevoegd, wat tot gevolg heeft dat er een eigen risico per gebeurtenis is van €300,00 voor braak/inbraak, diefstal en vandalisme. Het bestuur was niet op de hoogte van deze verandering. Leden zullen met de notulen een kopie van de polis ontvangen. L. Tilstra
Daar er ondertussen alweer 6 à 7 inbraken zijn geweest in de commerciële ruimten, is het bestuur van mening dat de eigenaren van de commerciële ruimten dit risico zelf dienen te dragen. Vanuit een schrijven van Feentra Assurantiën, tussenpersoon, blijkt dat de toevoeging van het eigen risico is ingesteld in verband met het schadeverloop van de commerciële ruimten. Het blijkt dat de commerciële ruimten meelift op de goedkope polis van de Vereniging.
Gebleken is dat de verzekerde waarde van het complex te laag is, deze zou verhoogd moeten worden naar € 4.250.000,--. Er dient wel opnieuw een taxatie uitgevoerd te worden. De premie kan hierdoor € 1.910,-- per jaar bedragen. Na hertaxatie kan het bedrag hoger of lager uitvallen.
- Contract met Schoonmaakbedrijf Richard Roozeboom is met 2 jaar verlengd tot december 2007, onder dezelfde voorwaarde als het lopende, echter tegen een aanmerkelijk goedkoper tarief.
- Bankje is in lift geplaatst, kosten € 40,00. Er is voor deze oplossing gekozen, daar een origineel klapstoeltje € 1.000,-- zou bedragen.
Vraag; dient Opstalverzekering opnieuw afgesloten te worden? Nee, deze wordt verhoogd. Het eigen risico blijft ook. In 2009 of bij een wijziging in de voorwaarde, kan de verzekering worden opgezegd.
Vraag; Breman heeft niet overal de motor van de afzuiging vervangen en heeft dus niet conform het contract gehandeld. Waarschijnlijk dat Breman de motoren welke nog goed waren, alleen heeft schoongemaakt. Het bestuur zoekt dit uit en komt hierop terug. Bestuur
Vraag:Sinds mechanische ventilatie is nagekeken, fluit deze. Klachten dient men schriftelijk bij het bestuur in te dienen, waarna het collectief naar Breman gaat. Leden/Breman
3] Mededelingen en ingekomen stukken bestuur.
Er zijn geen opmerkingen vanuit het bestuur.
Ingekomen stukken:
- Er zijn 6 volmachten binnen gekomen.
4] Bestuursverkiezing.
Mevrouw Miedema en de heer Van der Veen zijn aftredend en herkiesbaar. Er hebben zich geen tegenkandidaten gemeld. De stembiljetten worden ingevuld en geteld.
Besluit: Met algemene stemmen worden mevrouw Miedema en de heer Van der Veen voor 3 jaar herkozen.
5] Goedkeuren notulen 28 februari 2005.
Pag. 1. 28 februari 2004 dient 2005 te zijn.
Pag. 2. geen op-/ of aanmerkingen.
Pag. 3. geen op-/ of aanmerkingen.
Pag. 4. geen op-/ of aanmerkingen.
Pag. 5. geen op-/ of aanmerkingen.
Pag. 6. geen op-/ of aanmerkingen.
De notulen worden goedgekeurd en aangenomen, met dankzegging aan de notulist.
6] Balans 2005, Winst & Verlies rekening.
De Vereniging heeft het jaar afgesloten met een positief saldo van € 2.666,67. Deze wordt toegevoegd aan de Algemene Reserve.
a) Verslag kascommissie.
Mevrouw Groeneveld en de heer De Vink hebben de kas gecontroleerd. Alles zag er netjes uit. Opmerking voor volgend jaar is wel, dat er vaak gecombineerde posten waren zonder specificatie erbij. Verzoek om dit er wel bij te voegen.
Besluit: Decharge wordt met algemene stemmen verleend aan de administrateur voor het jaar 2005.
De kascommissie wordt bedankt voor haar controle en bevindingen.
b) Benoeming kascommissie 2006.
De heer R. de Ruiter 2 jaar zitting
De heer P. de Vink 1 jaar zitting.
Mevrouw P. Grovenstein reserve lid.
7] Technische zaken.
a1) Coating balkonleuningen en brandtrap.
De aannemer heeft de VvE in de steek gelaten en verleend geen enkele medewerking. De kwestie inzake de coating van de balkonleuningen en brandtrap zijn ondergebracht bij de DAS Rechtsbijstandverzekering. Er dient nu een offerte voor het herstellen ingediend te worden. Dit wordt vervolgd.
Vraag; is het een mogelijkheid om de leuningen eraf te halen en dan tegelijk te laten behandelen? Dit is mogelijk maar men dient dan arbo technisch maatregelen te treffen, voor de veiligheid. Hier hangt ook een kostenplaatje aan.
Vraag; betreft het alle leuningen? Het betreft vrijwel alle leuningen. De ene leuning is erger aangetast dan de andere.
a2) Klein onderhoud.
Schilderen pilaren.
De pilaren zullen opnieuw met een geel/oranje kleur worden overgeschilderd.(door de heren Jan Schoot en Peter de Vink) De pilaren bij de Lidl zijn door winkelwagentjes beschadigd. Verzoek aan Lidl om de stalen rails verder door te laten lopen, zodat wagentjes niet tegen pilaren aan komen. Lidl/dhr.Vogelaar
Lichter maken plafond galerij.
Het bestuur zal advies inwinnen voor het lichter maken van het plafond van de galerij op de 1e verdieping.
Indien dit jaar nog uitgevoerd, dan graag hulp van vrijwilligers vanuit de leden. J. Schoot/P. de Vink
Niet roken stickers.
Door het bestuur zijn in de lift niet roken stickers geplaatst. Er zijn binnen de Vereniging leden, welke de stickers weer hebben verwijdert, dit door middel van een mes. Het kozijn is hierdoor beschadigd.
Opmerking: algeheel rokverbod in de algemene ruimten invoeren.
b) Aanpassen Huishoudelijk Reglement.
Het bestuur wil ter stemming brengen het niet roken in de lift en wil dit laten toevoegen in het Huishoudelijk Reglement. Leden geven aan het hier unaniem mee eens te zijn.
Voorstel: niet roken in te stellen voor algemene ruimten in hele gebouw, met uitzondering van de galerij.
Besluit: dit wordt met meerderheid van stemmen aangenomen en zal aan het Huishoudelijk Reglement worden toegevoegd. Leden/L. Tilstra
8] Begroting 2006.
a) Meerjarenplanning.
De heer Van der Haring neemt de begroting door. Enkele opmerking inzake de begroting:
- Opnieuw heeft het bestuur de stofkam door de begroting gehaald, hier en daar zijn posten bijgesteld.
- Voorstel aan de vergadering is de bijdrage per maart 2007 te verhogen naar € 7,50 per stem per maand.
- Voor 2009 staat het schilderwerk in de begroting.
Vraag; wie beslist dat er in 2009 geverfd dient te worden? Dit wordt samen met het bestuur bekeken. Als blijkt dat schilderen nog niet nodig is, dan zal dit uitgesteld worden. Behoud van schilderwerk is het goed schoonmaken van de houten delen van de kozijnen. Hierin zit voor de leden ook een stukje verantwoordelijkheid.
Vraag; geldt dit ook voor de voordeuren? Ja, deze staan nu ook voor 2009 in de begroting, maar wordt tegen die tijd bekeken.
Besluit: de begroting voor 2006 wordt met algemene stemmen goedgekeurd.
b) Vaststellen V.v.E. Bijdrage 2006 en 2007.
Besluit: de bijdrage van 2006 blijft op hetzelfde niveau als vorig jaar exclusief CV onderhoud. De bijdrage voor 2007 zal per 1 maart worden verhoogd naar € 7,50 per stem per maand exclusief CV onderhoud.
Pauze ( de familie Schaafsma heeft wederom voor hapjes gezorgd.)
9] Rondvraag.
De heer Van der Veen; mevrouw de Ruiter is door het bestuur gevraagd om deze te willen helpen. Zij zal het komende jaar een snuffelstage doen.
Mevrouw Hoffer; loopt dak gevaar om in te storten bij zware sneeuwval? De daken kunnen volgens de constructie eisen een sneeuwbelasting van 0,5 meter hebben.
Mevrouw Hoffer; indien Rechtsbijstandverzekering nee zegt betreffende de coating, hoe komt het dan met de kosten? Dit dient de Vereniging dan zelf te dragen. In de begroting is een bedrag voor herstel meegenomen in post onvoorzien. Als alles wordt opgepakt, dan dient men rekening te houden met een kostenplaatje van € 10.000,--.
Vraag; is het verstandig gelijk nieuwe leuningen aan te brengen? Voorstel, eerst verzekering af te wachten.
De heer De Ruiter; is onderhoud aan galerijvloer voor bewoner zelf of voor algemeen geheel? Galerij dient door de leden zelf schoongehouden te worden. De heer De Jong en de heer De Ruiter zullen de galerij deze keer voor iedereen schoonspuiten. Hierna is het voor de bewoners zelf. Leden
De heer De Jong; hoe gaat de VvE om met de plannen van het Cambuurstadion? Is dit iets wat men als Vereniging oppakt, of wat men zelf dient aan te kaarten? Mochten er plannen bekend zijn, dan zal het bestuur een informatieavond verzorgen. Bestuur
De heer Spoelstra; de heer Schoot krijgt compliment voor het opknappen van de noord kant.
10] sluiting.
De voorzitter sluit om 22.00 uur de vergadering en bedankt een ieder voor zijn/haar komst en inbreng.
Besluiten en actielijst naar aanleiding van notulen VvE Schoppershof
Actie door:
Besluiten:
Mevrouw Miedema en de heer Van der Veen worden herbenoemd voor 3 jaar. Algemeen
Decharge wordt verleend aan de administrateur voor het jaar 2005. Administratie
Kascommissie 2005; De heer R. de Ruiter (2 jr.), Dhr. P. Vink (1 jr.) en Mw. P. Grovenstein (reserve) Administratie
Huishoudelijk Reglement wordt aangepast. “Het is verboden te roken in de Algemene ruimten van het gebouw,met uitzondering van de galerij”. Begroting 2006 wordt goedgekeurd. Bijdrage 2006, blijft op hetzelfde niveau als vorig jaar, exclusief verhoging CV. Leden
Bijdrage 2007, wordt per 1 maart verhoogd naar € 7,50 per stem per maand, exclusief verhoging CV. Leden/Administratie
Leden dienen zelf hun deel van de galerij schoon te houden. Leden
Actiepunten:
Herzien opstalverzekering en eventueel taxatie herbouwwaarde uitvoeren. Bestuur/Hoekstra VvE
Polis Opstalverzekering aan leden verstrekken. L. Tilstra
Uitzoeken of Breman onderhoud heeft uitgevoerd conform contract. Bestuur
Klachten inzake mechanische ventilatie indienen bij bestuur. Leden
Specificatie bij gecombineerde posten voegen. Administratie
Lidl naar stalen rail bij winkelwagentjes kijken en verplaatsen/ verlengen. Lidl/dhr. Vogelaar
De heer De Ruiter en de heer De Jong zullen eenmalig de galerijen schoonspuiten. Dhr. De Ruiter/De Jong
Indien plannen Cambuurstadion bekend zijn, info avond organiseren. Bestuur