Terug naar archief ALV                                                                                                                                                   Terug naar de startpagina

                                             

                                            NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING   

                                                Vereniging van Eigenaren “Schoppershof” te Leeuwarden

 

 

Plaats: Zakenclub Cambuur te Leeuwarden

Datum: dinsdag 26 februari 2008

Tijd: 20.00 uur

 

1. Tekenen presentielijst.

Aanwezigen: 26 leden.

Volmachten: mw. Tabak-Efdé, dhr. Van der Meer, dhr. Bron en dhr. Kielstra (Es-Ka)

Afwezig waren: 4 leden.

Namens Hoekstra Vastgoed Beheer: dhr.J.Smink

Gast (koelinstallatie): dhr.G.Riemsma (Hoekstra Beheer)

Namens Lidl:  mw. M.de Vries

Voorzitter: dhr.H.v.d.Veen

Contactpersoon Hoekstra Beheer: mw.W.Pieffers (vakantie)

Verslag: dhr. S. Lemstra, Notuleerservice De Griffel Burgum.

Er waren voldoende ‘stemmen’ aanwezig om rechtsgeldige besluiten te nemen.

2. Opening en vaststelling agenda.

De voorzitter opent de vergadering, en heet - naast de aanwezige gasten - ook een aantal nieuwe bewoners welkom: t.w.:

*fam.J.Flisijn;   *fam.S.Wiersma ;  *mw.Louwen;  *fam.H.Koopmans.

Hij bedankt de bewoners voor hun inzet/hulp/animo in het afgelopen jaar. In het bijzonder de klusjesman. Op die wijze worden kosten laag gehouden, en de omgeving veilig en netjes. De ledenbijdrage blijft daardoor zo laag mogelijk.

Hij deelt tevens mee, dat de trottoirs opgeknapt zullen worden.

Van wo.16 tot zo.20 april vindt ‘de’ kermis op het Cambuurplein plaats.

De webside-inlog-gegevens ontvangt een ieder op schrift thuis.

Door verhuizing verlaat mw. N.Miedema het bestuur. Vanwege ziekte is ze niet aanwezig, en kan er geen formeel afscheid worden genomen. Het bloemetje wordt thuisbezorgd.

Tot slot wenst hij ieder een prettige vergadering toe. Er is geen pauze, omdat er een “nazit” gepland is, vanwege ‘viering/herdenking’ van deze 10^de algemene ledenvergadering.

Punt 9:  “Cambuurstadiongebied” vervalt. Het project is – althans voorlopig – afgeblazen. Navolgende agendapunten schuiven een plaatsje naar voren.

3. Mededelingen en ingekomen stukken.

a.         Betreffende het eigendom van de berging in de centrale hal (fam. Schaafsma) wordt een en ander in samenspel met Hoekstra Beheer nog nader onderzocht. Achteraf blijkt er ‘juridisch’ een aanvulling/wijziging nodig. Er is destijds door betrokken familie wel ‘te goeder trouw’ gehandeld.

b.         Het schoonmaakcontract met Richard Roozeboom is met 5 jaar verlengd. Motto:

Goed en goedkoop. Er is over die 5 jaren een gelijkblijvend bedrag per jaar afgesproken.

c.         De heer L.van der Haring brengt het jaarverslag 2007 naar voren. Het is als bijlage bij deze notulen gevoegd.

4. Bestuursverkiezing.

Mevr.L.de Ruiter neemt op voordracht van het bestuur en bij algemene instemming door de ledenvergadering, de opengevallen bestuursplek in. Geheel nieuw is dit werk niet voor haar. Ze heeft  de afgelopen 2 jaar al ‘meegelopen’ bij bestuurszaken.

5. Notulen 27-2-2007.

Er zijn geen vragen en/of opmerkingen. De notulen worden bijgevolg goedgekeurd.

6. Balans 31-12-2007, en verliezenwinstrekening over 2007.

Opgemaakt door Hoekstra Beheer. Ze worden toegelicht door dhr.J.Smink.

Inhoudelijk zijn er geen opmerkingen en/of vragen. Het batig exploitatiesaldo over 2007 was €13.681,85

Er wordt decharge verleend ten aanzien van het financiële beleid.

Wel is er een kanttekening betreffende de uitvoering van de werkzaamheden door de kascommissie. Er wordt van die zijde opgemerkt dat het in de toekomst wenselijk is, dat er minimaal 4 weken voorafgaande aan de ALV de kascontrole plaats moet vinden. Graag ziet de commissie ook dat de uitnodiging om de controle aan te vatten ruim van tevoren wordt verzonden. Dit keer was het ‘ erg kort dag’.

Van de zijde van het beheer wordt dit alles her- en onderkend. “Problemen met het computerprogramma ” waren de oorzaak van het logistieke knelpunt. Het pas aangeschafte, nieuwe administratiepakket zal zeker voor de komende keer uitkomst bieden.

De commissie plaatste tevens een opmerking aangaande het innen van de maandelijkse ledencontributie. In sommige gevallen was er sprake van opschorting van betaling van de verhoogde bijdrage. Een en ander is/wordt rechtgezet. De leden zullen daarbij geen nadelige financiële consequenties ondervinden.

In de toekomst zal er sprake zijn van een strakkere bewaking van de te innen debiteurenbedragen.

Alle bewoners ontvangen schriftelijk bericht betreffende de verschuldigde bijdrage vve per 1 maart 2009.

Kascontrole commissie 2009.

De heren C.Vos en R.de Ruiter (een laatste, extra keer) vormen de nieuwe kascommissie. Als reserve meldt mevr. De Haan zich aan.

7. Technische zaken.

a.         Energielabel.

Na discussie wordt besloten om af te zien van een collectieve aanvraag voor het verkrijgen van een zgn. energielabel voor de woningen. Iedere bewoner zal t.z.t. zelf een en ander met koper moeten regelen.

b.         De lekkage op de galerij van de 1/e etage lijkt geheel hersteld te zijn. Controle blijft nodig.

c.         Klein onderhoud.

Het bellenpaneel wordt opgeknapt; de gele palen worden gesausd; de muren naast de hoofdingang worden schoongemaakt en indien nodig opnieuw gevoegd.

8. Begroting 2008, en  de jaren daarna.

Toelichting door dhr.J.Smink.

De begrotingscijfers voor 2008 worden goedgekeurd (geschat voordelig saldo €8.500, -) en er wordt decharge verleend voor de begrotingen de jaren daarna.

Omdat het BTW tarief per 1 januari 2009 van 19% naar 20% gaat wordt vanaf 1 maart 2009 een verhoging per stem doorberekend. Dan gaan de appartementen naar € 7,60 per stem en de commerciële ruimtes naar € 2,55 per stem. Voor 2008 is die bedrage gelijk aan die van 2007.

9. Plaatsing nieuwe koelinstallatie op het dak. [ noordkant ]

Het verzoek van firma Lidl om een nieuwe koelinstallatie aan te mogen leggen, komt uitvoerig aan de orde. Dhr.G. Riemsma (Hoekstra Beheer) licht een en ander toe en beantwoordt de vele vragen.

Het gaat om moderne apparatuur, welke voldoet aan de van rijkswege opgelegde geluidsnormering. Van bestuurszijde zijn daarbij zekere voorwaarden aan genoemde firma voorgelegd. Deze zijn allen – op schrift - geaccepteerd.

Het bestuur stelt dat firma Lidl  zich in deze coulant opstelt en bereid is tot maximale beperking van geluid/trillingsoverlast, en alle aanleg- en opknapkosten voor haar rekening neemt. Dit is schriftelijk vastgelegd.

Ook het onderwerp “aanzicht gevel” wordt terdege bij de plaatsing op het dak betrokken.

De  meerderheid van de vergadering geeft het bestuur het groene licht om in deze met Lidl de zaken nader uit te gaan werken.

Een ieder ontvangt tijdig bericht wanneer de aanlegwerkzaamheden aangevat worden.

10. Rondvraag.

*De vertegenwoordiger van Lidl neemt op zich om nader na te gaan hoe het staat met de geluidsoverlast, welke ’s ochtends vroeg door ‘laden-en-lossen’ wordt veroorzaakt. De vergadering heeft de indruk dat er te vroeg aangeleverd wordt. “Na 7 uur” is wenselijk c q. verplicht.

*Tevens zal nagegaan worden of het irritante ‘gepiep/geschuif’ van kratten (overdag in de winkel) verholpen kan worden.

*Wat “postcodes” betreft, dient men de door TNT verstrekte code aan te houden. In sommige adreslijsten lijkt sprake te zijn van foutieve ‘letters’.

*De letter ‘N’ bij de familie Koopmans moet een ‘H’ zijn.

*Parkeren tijdens de Cambuur-kermisdagen is een probleem. Men dient zelf naar een uitwijkplek te zoeken.

*Nieuwjaarsreceptie. Hiertoe is nader overleg/onderzoek nodig. Bij voldoende belangstelling mogelijk iets in hal van het eigen gebouwencomplex organiseren.

11. Sluiting.

De voorzitter bedankt ieder voor zijn/haar belangstelling en inbreng en wenst de aanwezigen een genoeglijke ‘nazit’ toe.

Einde formele gedeelte: 21.45 uur.

  

Bijlage: jaarverslag 2007 van de secretaris.

Beknopt jaarverslag VvE Schoppershof over periode februari 2007 tot februari 2008.

Het bestuur heeft vijf keer vergaderd. Daarnaast zijn er nog drie vergaderingen geweest samen met het management Hoekstra beheer en is er ook nog een vergadering geweest met vertegenwoordigers van de gemeente Leeuwarden.

Enkele belangrijke puntjes uit deze vergaderingen:

* Met Richard Roozeboom is met ingang van januari 2008 een contract voor 5 jaar overeengekomen, zodat het zowel voor de VvE als Richard een zekerheid is.De kosten bedragen voor de komende 5 jaar € 4889,00 per jaar, exclusief 19% btw en dit bedrag wordt dan 5 jaar niet verhoogd. Huidig bedrag 2 jarig contract € 5254,30 excl. btw dus een mooie besparing van € 2172 inclusief btw voor de komende 5 jaar.

* Op dit moment betalen alle aan het Cambuurplein gevestigde bedrijven inclusief de twee banken van de pinautomaten mee aan de veegacties van het Cambuurplein op de zaterdagavonden, voor een totaal bedrag van € 2500, - per jaar. De gemeente Leeuwarden en Omrin zijn bereid gevonden om de meerkosten van het vegen ongeveer € 3500, - voor hun rekening te nemen. Van de winkeliers en bewoners krijgen we vaak enthousiaste reacties en ook de medewerking van onze medebewoners is optimaal als het gaat om het verplaatsen van de auto's naar het middenterrein op de zaterdagavonden.

* De deuren uitkomend in de steeg aan de achterkant zijn door de heer Peter Boorsma geverfd.

* De boiler in de papierberging is door de heer Henk de Haan vervangen.

* De draagbalken van de overkapping op de 2/e verdieping zijn geverfd door Jan Schoot, de verf hiervoor is door de aannemer beschikbaar gesteld.Eveneens heeft Jan Schoot allerlei verfklusjes uitgevoerd. (voordeuren, pilaren, en gangen bij de bergingen)

* De achterstand van de bijdrage van een der leden zoals gemeld op de ALV 2007 is geïnd via het deurwaarderskantoor inclusief de wettelijke rente.

* Verder is er gedurende het afgelopen jaar een stevig dossier ontstaan met betrekking tot de koelunits van de ‘Lidl’ en is er veel onderzoek werk in gaan zitten.

 Secretaris, Leo van der Haring.