Notulen 2^e algemene ledenvergadering van de V.v.E. Schoppershof 

 Datum:             2 juni 1999

Tijd:                 19.30 uur

Plaats:              Zakenclub Cambuur

 

1.                  Tekenen presentielijst 

(zie bijgevoegde presentielijst)

Van de 562 stemmen zijn er 485 stemmen aanwezig, dit betekent dat eventuele te nemen stemmen rechtsgeldig zijn. 

2.                  Opening door Voorzitter 

De voorzitter de heer van der Meer opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. 

3.                  Goedkeuring notulen algemene leden vergadering 3 maart 1999  

blz.1 : inhoudelijk en tekstueel geen- op en aanmerkingen.

blz.2 : inhoudelijk en tekstueel geen- op en aanmerkingen

blz. 3: inhoudelijk geen, tekstueel: bij rondvraag punt 10 staat: Er wordt gevraagd, ivm met de komende zomer…; dit moet zijn: Er wordt gevraagd hoe het met de zonwering zit, ivm de komende zomer…                       

De notulen worden bij acclamatie door de vergadering goedgekeurd en door de Voorzitter en de heer Smink voor akkoord ondertekend. 

4.         Mededelingen Bestuur 

a.    binnen gekomen stukken: er zijn drie binnen gekomen machtiging:

·         A. de Bruin  aan de heer J. vd Meer

·         Bron Multimedia BV aan fam. De Vos

·         P.F.M. Schoorl aan de heer J. Smink 

b. grijze container:

De voorzitter vraagt de aanwezigen of iedereen nu inmiddels een grijze container heeft. Tevens verzoekt hij iedereen wat meer aandacht te schenken aan zijn / haar afval. Dus in de juiste container, etc. 

c. naamplaatjes:

Uitgezonderd van de fam. Algera heeft inmiddels iedereen een naamplaatje op de bellen paneel. Het naamplaatje van de fam. Algera was niet geheel correct. Nynke de Jong verzoekt om een nieuw naamplaatje, omdat haar meisjes naam staat   op haar naamplaatje.    

d. spreek-luister verbinding:

In de lift wordt een spreek-luister verbinding geplaatst. De heer Smink legt in het kort uit wat een spreekluister verbinding precies uit. Iedereen kan thuis op zijn gemak de uitgedeelde informatie nog eens rustig nalezen. 

e. lift:

De lift is gecontroleerd en is millennium bestendig. 

f. tussentijdse schoonmaakbeurt:

Inmiddels zijn de ramen aan de buitenzijde gelapt en de algemene ruimten tweemaal schoongemaakt, dit vooruit lopend op het schoonmaak contract 

g. Oplevering Algemene Ruimten:

De algemene ruimten zijn samen met het bestuur, de heer Smink en de heer Klaver van Jorcom opgenomen. Er is een proces-verbaal gemaakt en deze zullen door Jorritsma Bouw voor 1 juli worden opgeleverd. Vanuit de leden worden een aantal zaken gevraagd of bepaalde punten wel zijn meegenomen, deze meeste staan al op het proces-verbaal. Mochten er toch nog zaken zijn, graag deze melden bij de voorzitter.  

Een aantal vragen over verstoppingen houden verband met de gemeentelijke  hoofd riolering, er wordt vanuit gegaan dat deze opgelost zijn, zodra het Cambuurplein geheel is opgeknapt en de riolering is vernieuwd. 

h. Mededelingen bord

Vanuit het bestuur leeft het idee om een mededelingen bord te plaatsen in de centrale hal, zodat hier de eventuele berichten in op gehangen kunnen worden. Vanuit de aanwezige leden komt geen bezwaar. 

i.      bloembakken bij entree

Het lag in de bedoeling om buiten het gebouw cocons te plaatsen voor het afval, maar om dat iedereen nu een grijze container heeft, wordt dit niet meer uitgevoerd. Het lijkt het bestuur wel een aardig idee om op deze plaats een bloembak te plaatsen. Dit zal overlegd worden met de gemeente. 

j.      Naamborden Lidl

Er wordt nog aan gewerkt, dit omdat het direct landelijk wordt aangepast. De maatvoering is dezelfde als van Ieke Meijer. Lidl zegt toe de borden binnen een maand te plaatsen. 

Een aantal leden heeft wat klachten over Lidl, de heer Smink adviseert hen dit op te nemen met de bedrijfsleider, zodat hier direct iets aan gedaan kan worden en niet wachten tot de volgende V.v.E. vergadering. 

5.                  Stemming takenverdeling Bestuur 

Voor de benoeming en de taakverdeling van het bestuur is er een stembiljet uitgereikt, zodat men conform splitsingakte anoniem zijn / haar stem kan uitbrengen. De heer Smink vraagt wel het aantal stemmen te vermelden in verband met de stemgerechtigden. 

Tijdens de pauze kan het stembiljet worden ingeleverd. Na telling van de aanwezige stemmen, onthouden zich 9 stemmen. De overigen stemmen "voor". De taak verdeling van het bestuur wordt aangenomen. De taak verdeling is als volgt:

            De heer J. van der Meer                  Voorzitter

            De heer J. Schoot                           Bestuurslid

            De heer Y. Meijer                           Bestuurslid vertegenwoordiger winkeliers 

            De heer J. Smink                            namens Hoekstra V.v.E.Management, secretariaat en penningmeester. 

6.                  Voorstel onderhoudscontracten gevolgd door stemming 

Aan de hand van de bijlage die aan iedereen is uitgedeeld worden de contracten besproken. 

a.       Schoonmaakcontracten

Het opgemaakte bestek is een advies, mocht na een jaar blijken dat deze frequentie niet voldoende is, kan dit altijd worden aangepast.

Met algemene stemmen wordt het voorstel aangenomen. 

b.       Lift contract.

Geadviseerd wordt om gedurende de garantie periode een eenvoudig serviceovereenkomst af te sluiten en daarna te kiezen voor een uitgebreid service overeenkomst.

Met algemene stemmen wordt dit voorstel aangenomen. 

c.       Rioleringscontract.

Dit is geen overbodige luxe, mede door de nu al lopende problemen met de hoofd riolering. Dit contract is voor alle verstoppingen, inclusief die van de woningen en de winkeliers. Met algemene stemmen wordt dit voorstel aangenomen. Bij een verstopping kan men vanaf 1 januari 2000 R.R.S. bellen te bereiken op telefoonnummer:  0800 – 0991313.  Tot deze datum verstoppingen melden aan Jorritsma dit in verband met garantie. 

d.       Verzekeringen

Inhoudelijk zijn beide polissen bekeken en vergeleken.

De offerte van Feenstra kwam als voordeligst uit de bus.  Met algemene stemmen wordt dit voorstel aangenomen. De heer Smink heeft nog wel een opmerking in zake de opstal verzekering. Indien men een duurdere keuken en / of badkamer heeft geplaatst, wordt er geadviseerd om dit te melden aan de administrateur, zodat dit door gegeven kan worden aan de verzekeringsmaatschappij. Deze dekt nl. in een normale situatie tot f 10.000,00. Indien waarde hoger ligt zal dit bij de maatschappij gemeld moeten worden, eventuele meer premie wordt doorberekend. 

e.       Anti-grafitty coating

De heer Schoot legt uit wat de precieze werking van de anti-grafitty coating is. Deze coating geeft als voordeel dat de grafitty eenvoudig verwijderd kan worden. Zonder deze coating zal het gebouw binnen afzienbare tijd onder de grafitty zitten.  Dit mede vanwege het stadion. Uit ervaring is gebleken dat bij consequent verwijderen van grafitty, de 'artiest' een andere plek zoekt. 

Er wordt gestemd: 12 stemmen tegen, 9 stemmen onthouden, meerderheid gaat akkoord, voorstel wordt aangenomen. 

f.        Papiercontainer

Voor het oud papier is momenteel geen oplossing, veel oud papier verdwijnt in de container of slingert los door de algemene ruimten. Als oplossing wordt een blauwe container aangedragen, die 1X per week geleegd wordt. De aanwezige leden vinden dit een dure oplossing. Men vindt dat dit best door een of andere vereniging kan worden opgehaald. De heer Meijer meldt dat achter bij Cambuur een grote container staat (hek is open van 8.00 uur tot 17.00 uur) waar ook oud papier heen gebracht kan worden.  Afgesproken wordt om contact op te nemen met cambuur en met hen te regelen dat het wordt opgehaald bij de Schoppershof. Mocht blijken over drie maanden dat dit niet de oplossing is, zal als nog besloten worden om een container aan te schaffen. 

Een van de leden mist op het overzicht de cv contracten en de mechanische ventilatie.

Er wordt uitgelegd dat het collectief af sluiten van een cv contract niet rendabel is, mechanische ventilatie komt pas over twee jaar aan de orde, daarna zal dit worden meegenomen in de meerjaren begroting. 

7.             Voorstel wijziging splitsingsakte 

Er is meerderheid in stemrecht voor de winkeliers. Qua exploitatie ligt het zwaartepunt bij de appartementen. Deze zaken zijn derhalve niet met elkaar in overeenstemming. Het stemgedrag van de winkeliers kan bepalend zijn voor de appartementhouders. De winkeliers hebben belang bij een financiële afrekening waarvan de BTW verrekenbaar is. Op basis van de huidige splitsingsakte is geen reële vereniging van eigenaren bijdrage vast te stellen, belangen van partijen komen niet in de stem verdeling tot uiting.  

Voorstel:

De splitsingsakte door de notaris te laten aanpassen en de V.v.E. op te splitsen in twee verenigingen. De gezamenlijke onderdelen wordt  door beide verenigingen beheerd en de  kosten verdeling wordt bepaald in de splitsingsakte met als basis dat de gebruiker betaald, of een reëel percentage op basis van toewijsbaarheid. 

De heer Smink legt de procedure uit welke, indien iedereen akkoord gaat, gevolgd gaat worden. Hij verzoekt iedereen de bijlage in te vullen en na de vergadering in te leveren.

Er zal een concept splitsingsakte worden opgesteld en aan de leden worden voorgelegd. 

8.                  Voorstel en goedkeuring begroting en vaststelling V.v.E. bijdrage 

De heer Smink neemt de begroting door en geeft daar waar nodig is enig uitleg. Hij vertelt dat er bij het opstellen van de begroting al een voorschot is genomen om de V.v.E. te splitsen. 

Aan de hand van het overzicht bijdrage leden 1999 is voor de leden aan gegeven wat vanaf  1 juni bijdrage zal zijn, hieruit blijkt dat de voorlopige bijdrage die was vastgesteld voor een aantal hoger uit valt en voor een aantal lager. Dit verschil dient te worden verrekend. 

De begroting wordt ter stemming gebracht en met algemene stemmen goedgekeurd. 

Mevrouw de Jong vindt dat ze door de makelaardij verkeerd is ingelicht. Haar is voor gehouden dat de bijdrage  niet meer zou bedragen dan f 160,00.  Ze begrijpt wel waarom hij hoger is, maar wou dit toch even kwijt 

9.                  Kascommissie vrijwilligers en benoeming 

Na een verzoek om vrijwilligers, zijn er een drietal leden die zich beschikbaar stellen voor de Kascommissie.

1.       Nynke de Jong voor twee jaar

2.       De heer de Jong (nr. 30) voor een jaar

3.       Mevrouw Hoffer als reserve

Te zijner tijd wordt men wel uitgenodigd voor de controle van Balans en de Verlies & Winst rekening. 

10.              Concept huishoudelijk reglement, stemmen over toe te passen h.r. tot de algemene leden vergadering van 2000. 

Het toegestuurde reglement is voor het eerste jaar en is een concept, om te zien of dit een werkzaam reglement is. Een aantal bepalingen zijn bij wet vast gelegd.

De heer Haring vraagt om het mandaat van f 10.000,00. (punt 2 de vergadering, sub. e) De heer Smink legt uit dat dit alleen noodzakelijk is in spoedgevallen, bijv. een brand. Op zo'n moment moeten er direct beslissingen worden genomen, waarbij niet gewacht kan worden tot het bij een roepen van een vergadering ( dit moet minimaal 15 dagen van tevoren) 

Met algemene stemmen gaat men akkoord met het concept huishoudelijk reglement, bij de volgende vergadering zal dit geëvalueerd worden, waarna eventuele wijzigen het huishoudelijk reglement definitief wordt. 

11.              Rondvraag 

Mevrouw Hoffer (nr. 26): Vraagt of Lidl en overige winkeliers ook fietsen stallingen kunnen plaatsen, omdat de pilaren beschadigen door alle fietsen. De heer Nijhuis vertelt dat zodra het Cambuurplein gerenoveerd is de fietsenstallingen geplaatst worden, Lidl heeft dit nl. opgenomen in de begroting.

Mevrouw Hoffer vraagt ook nog naar de vloerbedekking: Het bestuur antwoordt hierop dat dit nog een discussie punt is tussen Jorritsma en de V.v.E.  

Nynke de Jong: vraagt of in het vervolg de vergadering om 20.00 uur kan beginnen. 

Dhr. de Veen (nr.10): Vraagt of het ook mogelijk is of er een bewegwijzering met huisnummer aanduiding geplaatst kan worden, zodat bezoekers weten waar ze moeten zijn.

Dit voorstel wordt aangenomen en zal door het bestuur worden uitgevoerd. 

Dhr. Haring: Vraagt over de roosters bij de ingang. Het bestuur meldt dat zo ook de roosters op de overige verdiepingen op het proces-verbaal staan gemeld. En in overweging worden genomen met Jorritsma. 

Fam . Algera (nr. 28): Hebben enig geluidsoverlast  van de rolcontainers in de winkel van Lidl. De bewoners boven Ieke Meijer horen s' morgens  de containers van de bakker. Hier is niets aan te doen, dit is in narent aan de woon-winkel situatie.  

Dhr. vd Meer: Heeft een voorstel om op de luifel de naam Schoppershof te vermelden, Ieke Meijer stelt hiervoor

f 1000,00 ter beschikking.

Zodra de renovatie van het  Cambuurplein gereed zal zijn, zal er een officiële opening plaats vinden.  

12.               Sluiting 

De Voorzitter sluit vergadering en bedankt iedereen voor zijn / haar inbreng.