Notulen 1^e  algemene leden vergadering van de V.v.E. Schoppershof

 

Datum:             3 maart 1999

Tijd:                 19.30 uur

Plaats:              Zakenclub Cambuur

 

 1.      Opening 

De heer J. Smink opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Hem is gevraagd om namens de  aannemer de eerste aanzet te geven voor de algemene leden vergadering voor de V.v.E  Na afloop krijgt iedereen de mogelijkheid om nader kennis met elkaar te maken. 

2.      Presentie 

(zie bijgevoegde presentielijst)

Er is een ruime meerderheid aanwezig, dat betekent dat eventuele te nemen besluiten rechtgeldig zijn.  

3.      Opleveringsprocedure  

Alle eigenaren worden binnenkort persoonlijk uitgenodigd door Jorritsma bouw voor de oplevering, hier gaat enige tijd overheen. De heer Smink  legt uit dat het gebouw na de oplevering wordt overgedragen aan het bestuur (wat nog gevormd dient te worden).

Uit de zaal komen een aantal vragen:

Waarom het opleveren een aantal maanden gaat duren. Als antwoord wordt er gemeld dat de oplevering tijd kost. Tenslotte moeten alle appartementen afzonderlijk worden opgeleverd en daarna nog de Algemene Ruimten. 

Verder wordt er gevraagd wanneer het cambuurplein wordt op geknapt, hier komen we later op terug. 

4.      Uitleg over en inhoud Vereniging van Eigenaren 

Het woord wordt gegeven aan de notaris.  De Notaris legt het appartementsrecht uit. Er wordt verteld dat men niet alleen eigenaar is van het prive-deel maar ook mede eigenaar van het gehele gebouw, incl. de algemene ruimten. Door het tekenen van de akte wordt men automatisch lid van de V.v.E., deze vereniging heeft als taak het instant houden van het gebouw. Een vereniging zonder bestuur is niet mogelijk.  De taken van het bestuur zijn vastgelegd in de statuten (akte van splitsing). Het bestuur voert in principe de administratie, int de servicekosten, bereidt de begroting voor en stelt de exploitatierekening op. In de bijdrage van de servicekosten kunnen diverse dingen in worden opgenomen, o.a. de opstalverzekering, kosten t.b.v. het schoonhouden van de algemene ruimten, cv-onderhoudscontract en de reserves die nodig zijn om in de toekomst onderhoud te plegen (bv het schilderwerk).

Er wordt gevraagd hoe het zit met het gebruik van de algemene ruimten door de winkeliers, daar deze ook lid zijn van de V.v.E.  In principe hebben de  winkeliers dezelfde rechten en plichten als de overige leden, naar rato van het aantal stemrechten. Ook al zal deze,  niet gebruik maken van deze ruimtes.  Wel gesteld dat de winkelier ook eigenaar is. Want in een aantal gevallen is de winkelier alleen gebruiker in dit geval heeft hij alleen recht indien hij een volmacht heeft.

Tevens wordt er gevraagd of de opstal verzekering inclusief het buitenglas is. De heer Smink vertelt dat er een verzekering met voorlopige dekking is afgesloten, omdat er een aantal appartementen inmiddels zijn opgeleverd. Dit is een uitgebreide opstal verzekering inclusief het buitenglas. De heer Y. Meyer vraagt wat de kosten zijn per duizend: De premie  per duizend voor de appartementen bedragen 45/1000 (4 miljoen) dat is op jaar basis ongeveer f 1800 en voor de winkeliers  in verband met een hoger risico 85/1000 (3 miljoen) dat is op jaar basis ongeveer         f  2550. De heer Meyer meldt dat hij zelf ook een offerte heeft aangevraagd waarbij de appartementen en winkels allebei voor 45/1000, wordt aangeboden (ook bij de Leeuwarder Onderlinge).  

5.      Taken bestuur vereniging van Eigenaren 

Zoals in het vorige punt al is vermeld is het bestuur belast met de zorg van de administratie en het voorbereiden  en opstellen van de jaarstukken. Er wordt gevraagd of het bestuur aansprakelijk is. Het bestuur is aansprakelijk voor de daden die niet besproken zijn met de leden van de vereniging.

De heer Smink adviseert om als vereniging aan een aantal zaken te denken, onder andere het afsluiten van een WA-verzekering, dit in verband met de wet keten aansprakelijkheid. Dit is noodzakelijk met indien er bijvoorbeeld een steen uit de muur valt het gebouw en deze valt op een auto, daar is de vereniging aansprakelijk voor.  

6.      Presentatie Hoekstra vereniging van eigenaren management.  

De offerte die toegestuurd is aan de eigenaren geeft een goed beeld wat het administrateurschap inhoudt en wat de kosten zijn. De heer Smink benadrukt het belang van een goed geregeld administrateurschap Er komen veel dingen kijken bij het beheren van een appartementencomplex. Neem alleen al de service afrekeningen, de exploitatie begroting, het opvragen van verschillende offertes bij diverse bedrijven voor het uitvoeren van bv schoonmaak, liftonderhoud, verzekeringen, etc. Alle arbeidsintensieve taken kan de administrateur overnemen. Zoals te zien is in de offerte heeft Hoekstra  al meerdere jaren ervaringen in het administrateurschap bij diverse V.v.E. Inmiddels al zestien, daar buiten beheert Hoekstra ook nog zo'n 5.500 wooneenheden en diverse m2 commercieel onroerend goed voor diverse beleggers. Doordat Hoekstra al zoveel jaren ervaring heeft, hebben zij ook meerdere mogelijkheden, met onder andere afspraken met aannemers en  installateurs. Tevens kan gebruik worden gemaakt van onze 24-uurs service. 

7.      Kandidaat stelling bestuursleden 

De volgende heren stellen zich als  kandidaat beschikbaar.

De heer J. vd Meer, de heer J. Schoot en de heer Y. Meyer (alleen indien er een  administrateur wordt aangesteld) Nadat de beschikbare kandidaten zich hebben voorgesteld, wie ze zijn en wat ze doen in het dagelijkse leven. De heer Y. Meyer wil nog even als extra melden dat hij (Hij is de bakkerij onder het appartementencomplex) alles heeft gedaan om overlast te voorkomen. Er is zelfs een akoestisch onderzoek geweest. Maar mochten er toch klachten komen, verzoekt hij de mensen direct bij hem te komen. Verder wil hij iedereen uitnodigen binnenkort, als iedereen woonzaam is in zijn /haar appartement, de bakkerij te bezichtigen om aan de bewoners te laten zien wat er iedere dag en nacht onder hun gebouw plaats vind. Er volgt een applaus.

Daarna volgt er een pauze zodat een ieder even de mogelijkheid krijgt om iets te drinken en om het stembiljet in te vullen.  

8.      Stemming en benoeming bestuur en administrateur 

Na de pauze worden alle stem biljetten weer ingenomen en de stemmen geteld.

Het bestuur wordt unaniem gekozen. Voor het administrateurschap zijn 483 stemmen voor en 65 stemmen willen een concurrende offerte.  

Inmiddels is de heer Walstra van Jorritsma Bouw aan tafel komen zitten. De nieuwe eigenaren hebben diverse vragen en klachten. De heer Walstra verzoekt de mensen met klachten contact met hem op te nemen op het kantoor in Bolward, zodat hij eventueel iets kan doen aan de klachten.

Of eventueel de klachten gezamenlijk op papier te zetten en dit naar hem op te sturen, zodat hij deze klachten kan behandelen.  

Ook zijn er klachten over de reclame borden van Lidl, deze zijn veel te groot en hangen voor de ramen van de bewoners op de eerste verdieping.  Hiervoor is Jorritsma Bouw niet verantwoordelijk voor. De heer Nijhuis namens Lidl aanwezig, zal dit uitzoeken en zorg dragen dat de overlast wordt weggenomen. 

De heer Y. Meyer meldt dat i.v.m. de beveiliging de steeg word  afgesloten met hekken van drie meter hoog, iedereen krijgt hiervan een sleutel.  

9.      Actie punten vast stellen 

·        Huisvuil problematiek. Er dient hier zo snel mogelijk een passende oplossing voorgezocht worden

·        Afspraak maken met de bestuursleden

·        Vaststellen bijdrage service kosten

·        Exploitatie begroting opstellen 1999

·        Opstellen meer jaren begroting 

10.  Rondvraag 

Er wordt gevraagd, in verband met de komende zomer en de ramen op het oosten. Er wordt geadviseerd om contact op te nemen met de architect. Waarna er eventueel er iets kan worden opgenomen in het huishoudelijk reglement. I.v.m. de kleur etc. 

Op de voorplaat van het boek staan de tussen schotten tot bovenaan toe, in werkelijkheid zijn ze een stuk later. De heer Walstra vertelt dat de foto een voor impressie is en waaraan geen rechten kan worden verleend.   

Er wordt verzocht geen was buiten te hangen. Dit kan als discussiepunt worden meegenomen met het opstellen van het huishoudelijk reglement. Eventueel nakijken wat er beschreven staat in de splitsingsakte. 

De Presentie lijst wordt op verzoek voorgelezen, zodat iedereen even zijn /haar nieuwe buurman kan herkennen. 

11.  Sluiting 

De vergadering wordt gesloten en iedereen wordt bedankt voor zijn of haar inbreng. Graag tot ziens tot de volgende keer.