Notulen 3^e algemene ledenvergadering van de V.v.E. Schoppershof  

 

Datum:             29 maart 2000

Tijd:                 19.30 uur

Plaats:              Zakenclub Cambuur 

 

1.      Tekenen presentielijst 

(zie bijgevoegde presentielijst)

Van de 562 stemmen zijn er 498 Stemmen aanwezig, dit betekent dat eventuele te nemen stemmen rechtsgeldig zijn.

2.      Opening door Voorzitter 

De voorzitter de heer Van der Meer opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Voor hij begint met aanvang van de vergadering wil hij graag en kanttekening plaatsen. Helaas is dit een negatieve. Het spijt en hem en het bestuur te moeten constateren dat ondanks dat er een huishoudelijk reglement is, deze niet altijd correct wordt nageleefd. Dat betreurt hem ten zeerste.

Dit gaat onder andere om het plaatsen van fietsen in de algemene ruimten en inzameling oud papier. Er is dan ook besloten om bij punt 5 een aantal aanvullingen te doen voor het huishoudelijk reglement.  

3.      Goedkeuring notulen algemene ledenvergadering 2 juni 1999 

De notulen worden zonder op- en/of aanmerkingen bij acclamatie goedgekeurd. 

4.      Mededelingen Bestuur 

·         De heer Y. Meijer is afwezig met kennisgeving

·         Geldautomaat

De heer Kielstra (Es-Ka Vastgoed) is erop nieuw opgewezen om de symmetrie van de voorgevel te herstellen. Dit is tot op heden niet gedaan. Mede doordat de architect verzocht is om met een passend voorstel te komen. Er volgt een heftige discussie vanuit de leden, omdat men nogal verbolgen is over het feit dat zij nergens in gekend zijn. De heer Smink van Hoekstra V.v.E. Management probeert een objectief  beeld te geven en legt de motivatie van het bestuur uit. De informatie naar de leden is via het publicatiebord gegaan; men vond dit te laat en niet de juiste wijze voor dit soort belangrijke onderwerpen. Nadat de heer Schoot van het bestuur toegeeft dat een en ander beter had gekund, kan er weer verder gegaan worden met de vergadering.

·         Opleveringzaken

Nog steeds zijn alle zaken niet naar behoren opgeleverd. De heer Smink vertelt welke zaken inmiddels zijn uitgevoerd en welke nog niet. Er is een discussiepunt met de aannemer betreffende het brut draadglas. De heer Schoot vertelt aan de hand van een stuk glas wat o.a. brut draadglas is. Het blijkt dat er doorzichtig en ondoorzichtig brut draadglas is. Alleen het punt privacyschermen zou in overleg met een jurist kunnen worden aangevochten, omdat de schermen nu geen privacy geven. Ook het punt vloerbedekking trappenhuis wordt dan meegenomen.

·         Rooster RWA tweede verdieping

Er wordt verzocht de roosters van de regenpijpen regelmatig vrij te houden van rommel, dit om overlast bij hevig regenval tegen te gaan.

·         Riolering

De riolering onder Ieke Meijer is opnieuw op afschot gelegd en er is bij diverse leden wat gedaan aan de stank overlast. Er wordt vanuit gegaan dat nu alle problemen hieromtrent verholpen zijn. Is dat niet het geval, dan wordt de leden verzocht dit te melden bij Hoekstra V.v.E. Management.

·         Zwerfvuil

De winkeliers zijn aangeschreven om het rond zwervend vuil op te ruimen. Het lijkt dat dit nu beter gaat. Ook is er verzocht aan de gemeente om een aantal prullenbakken te plaatsen. Dit verzoek zit in de ambtelijke molen. Een veroorzaker van de het zwerfvuil is o.a. een dwarrelwind; helaas is hier weinig aan te doen.

·         Lift

De lift heeft inmiddels zijn jaarlijkse onderhoudsbeurt gekregen.

·         Platdak Ruyterweg

Omdat er nogal wat inbraken worden gepleegd worden via het platte dak, is er in de begroting een post meegenomen om hier eventueel wat aan te doen. De mogelijkheden worden bij punt 10 Begroting 2000 doorgenomen. 

Ingekomen stukken 

·         Volmachten

Er zijn 5 volmachten binnen gekomen.

    -    De heer Y. Meijer aan de heer J. van der Meer

-          De heer en mevrouw Tabak aan de heer L. van der Haring

-          De heer P. de Vink aan de heer J. v.d. Meer

-          De heer J.L. Bron aan de familie S. de Vos

-          Mevrouw P. Grovenstein aan de heer H. v.d. Veen

-          Mevrouw A. Boomsma-Nijdam aan de heer J. van der Meer

·         Fluctuerende verlichting

Ondanks dat de Frigem(Essent) niet helemaal begreep wat het precieze probleem was, is inmiddels het probleem wel verholpen.

·         Offerte collectief cv-onderhoudscontract

De voorzitter geeft het woord aan de heer Haring. Hij legt in het kort uit wat het cv-contract van Essent precies inhoud en wat het per maand kost. De heer Smink van Hoekstra V.v.E. Management meldt dat dit niet de voorkeur heeft van Hoekstra. Hij legt uit dat nu nog uniformiteit is, maar zodra er een of meerdere ketels worden vervangen dit niet meer aan de orde is. Niet iedereen is voor een collectief contract. Afgesproken wordt dat de heer Haring/het bestuur zorg draagt dat iedereen een kopie van deze offerte ontvangt. Indien men wil deelnemen, dient men dit schriftelijk te melden aan het bestuur. Het cv-contract zal dan collectief worden geregeld.

·         Lunato Kermis

Op verzoek wordt er dit jaar rekening gehouden met de te plaatsen attracties voor de appartementen. Er wordt gestreefd om alleen lage attracties voor het Schoppershof te plaatsen.

·         Woningborg

Zodra V.v.E. Schoppershof in het bezit is van een goede afgewerkte opleveringslijst, wordt er een certificaat afgegeven aan de vereniging voor het gebouw.  

5.      Stemming Huishoudelijk Reglement 

Tijdens de vorige vergadering is het concept Huishoudelijk Reglement verstrekt aan de leden. Dit concept dient als eerst nu te worden goedgekeurd. Na stemming wordt het Huishoudelijk Reglement met algemene stemmen aangenomen. 

Er zijn twee toevoegingen ingediend; 

Artikel 4 overige bepalingen onder letter l, wordt na stemming aangenomen.

Het is verboden om vuil of andere ongerechtigheden te storten of anderszins op te slaan op daken of afdaken. Het bestuur houdt zich het recht voor om dit te laten verwijderen op kosten van overtreder indien deze bekend is of anders op kosten van het algemeen/de V.v.E.. 

Artikel 4 overige bepalingen onder letter m, wordt na stemming en een kleine aanpassing ook aangenomen.

Het is niet toegestaan om door huisdieren enig overlast aan medebewoners te bezorgen en deze los te laten lopen op gaanderijen, plat dak en overige ruimten tussen tien uur ‘s avonds en 7 uur ’s morgens. 

De leden krijgen zo spoedig mogelijk een aangepast exemplaar.  

6.      Exploitatie 1999 en verslag Kascommissie 

Het woord wordt gegeven aan de kascommissie. Deze meldt dat alles er keurig uitzag. Uit de stukken bleek dat de WA premie nog niet betaald was, maar na controle bleek dat de vereniging wel verzekerd was.  

Aan de administrateur wordt decharge verleend.  

7.      Benoeming Kascommissie exploitatie 2000  

Mevrouw  N. de Jong (nr. 18) is aftredend.

De heer De Jong (nr. 30) zal de controle nog een jaar uitvoeren.

Toetredend is de heer Hoffer en de heer Schoorl wordt aangesteld als reserve.  

8.      Naamsaanduiding (stemming) 

De voorzitter laat twee type letters zien. Ondanks dat de voorstellen een aantal weken aan het mededelingen bord hebben gehangen, is het de leden niet meer geheel duidelijk welke voorstellen er precies waren. Er wordt besloten om de voorstellen nogmaals aan de leden te tonen, waarna er bij de rondvraag wordt gestemd. Omdat de kosten geheel nihil zijn voor de vereniging. (Er is tenslotte een donatie toegezegd van Ieke Meijer en er is f 2000,00 in kas gestort in verband met de geldautomaat.) Er wordt met ruimere meerderheid besloten het gebouw te voorzien van naamsaanduiding. 

9.      Uitbreiding glazenwassen (stemming) 

Het voorstel wordt gedaan om de frequentie van het ramenwassen (aan de pleinzijde) te verhogen naar 1x per maand. Dit heeft geen verhogende consequenties voor de maandelijkse bijdrage en kan uit de bestaande begroting worden gefinancierd  Met drie stemmen tegen wordt dit voorstel na stemming aangenomen. 

10.  Begroting 2000  

Het woord wordt gegeven aan de heer Jensma (hoofd Technisch Dienst Hoestra V.v.E. Management en Vastgoedbeheer), nadat de heer Smink hem heeft voorgesteld. 

De heer Jensma neemt de begroting door. Bij het punt bouwkundig-voorziening ter preventie inbraak, neemt hij in het kort de eventuele mogelijkheden door, welke uitgevoerd zouden kunnen worden. Hij adviseert de leden vooral geen gevangenis te maken van het complex.

Met betrekking tot uitvoering van inbraakvoorziening wordt er besloten, dat er een aantal voorstellen op schrift worden gezet en dat dit ter goedkeuring gaat naar de leden, waarna er een beslissing genomen kan worden voor de te uitvoeren aanpassingen. 

Vanuit de leden komt de vraag hoe het zit met lampen vervangen. Lampen (buiten de woning) is voor rekening van de V.v.E. en  worden vervangen door de heer Van der Meer. Indien er een lamp defect is kan dit bij hem gemeld worden. Problemen met de intercom kunnen direct worden gemeld aan de technische dienst van Hoekstra. 

De begroting wordt met algemene stemmen goedgekeurd. 

11.  Vaststelling bijdrage 2000  

Bijdrage wordt conform begroting vastgesteld, verhoging van de V.v.E. bijdrage is de komende jaren nog niet nodig gebaseerd op de huidige begroting. 

12.  Rondvraag 

Inmiddels zijn de stemmen geteld van de stemming betreffende het voorstel van het aanbrengen van de naamsaanduiding. Met meerderheid van stemmen wordt voorstel 1 aangenomen, oranje opschrift op balk tussen de muur. 

Spoelstra: vraagt of er ook een mogelijkheid bestaat om grotere deurmatten aan te brengen bij de voordeur en bij de galerijdeuren. Voorstel wordt aangenomen zal worden uitgevoerd.

Boomsma-Nijdam: vraagt of de persoonlijke opleveringspunten ook meegenomen zijn naar de aannemer toe. Het bestuur meldt dat dit wel is gebeurd en dat zij graag horen welke punten nog niet zijn afgehandeld. Wel dienen de leden deze klachten zelf te blijven melden bij de aannemer.

Van der Veen: - Vraagt of er nog festiviteiten worden georganiseerd. Tenslotte is er bij de vorige vergadering een feestcommissie opgericht. Er wordt verteld dat dit nog steeds de bedoeling is, maar omdat er nog geen officiële opening heeft plaatst gevonden van het plein, is dit nog niet uitgevoerd.

- Het is hem nog niet geheel duidelijk, ondanks dat hij de voorwaarden van de opstal verzekering heeft ontvangen, tot hoever zijn keuken is mee verzekerd. De heer Smink vertelt dat de keuken  meeverzekerd is tot een bedrag van f 10.000,00. Indien de keuken een meerwaarde heeft wordt er geadviseerd dit te melden bij Hoekstra, zodat dit door gegeven kan worden aan de verzekeringsmaatschappij. Omdat dit nergens terug te vinden is in de stukken, wordt er besloten om dit schriftelijk te reclameren bij Feenstra assurantiën.

- Heeft geconstateerd dat de grote borden van Lidl zijn omgeruild voor kleinere, maar heeft ook geconstateerd dat een bord terug is gehangen op een andere plaats. Zijn vraag is nu of het de bedoeling is dat deze hier blijft hangen. De heer Nijhuis van Lidl vertelt dat zodra de symmetrie is aangepast van de muur, dit bord zal verdwijnen.

-Tevens vraag de heer Van der Veen of het bestuur in overleg is geweest met de Ruyterweg. Het bestuur, meld dat dit ook getracht is, maar tot niks is uitgelopen. Misschien is het proberen waard om rechtstreeks met de bewoners in contact te treden.

Mevrouw Algera: vraagt of er ook een mogelijkheid bestaat om de bovenste galerij te overkappen, dit wordt overwogen en nader onderzocht. De mogelijkheid tot overkappen bestaat er zeker, maar is een hele dure. Mevrouw Algera bedankt de verzorger van de hapjes hartelijk. 

Vanuit de leden komt nog even een opmerking over de meerderheid van stemmen van de winkeliers en vraagt hoe het zit met het splitsen van de vereniging. De heer Smink legt uit dat het wijzigen van de splitsingsakte nog niet kan, omdat er nog een aantal zaken lopen waaronder de belastingdienst in verband met de BTW plicht. Dit punt was een belangrijke voorwaarde voor splitsing. Tevens meldt hij dat de prijsindicatie van de notaris nu veel hoger ligt dan in eerste instantie is voorgesteld. De offerte die door de notaris is uitgebracht bedraagt nu zo’n f 10.000,00. Ook de fiscus is momenteel nog bezig te bekijken hoe de BTW technisch is te splitsen. 

De splitsing had geen invloed gehad op de beslissing van het naambord. In de splitsingsakte worden winkeliers en appartementbelangen gescheiden; de schil van het gebouw is in ieders belang. 

13.  Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering en dankt alle aanwezigen voor zijn/haar inbreng en wenst iedereen wel thuis.